Sistemas ERP - El caso del escritorio perdido (*)
El siguiente caso, puede demostrar las ventajas que puede ofrecer la organización de la información a través de este concepto que ofrece el ERP.
El Escritorio Perdido.-
Hola Jerry, ¿qué hay?
- ¡Te diré qué hay! Se trata de 20.000 dólares. Hemos perdido el escritorio para ese abogado en Atlanta. ¿Te acuerdas?, el que se suponía que se enviaría hace un par de semanas. El abogado me llamó ayer y me dijo que ya era demasiado. Me recordó todas las demoras que hemos tenido desde la primera vez que se hizo el pedido. Yo le recordé todos los cambios que él quiso que se hicieran. Él me dijo que la última notificación que recibió después del cambio final fue que el escritorio estaría allí la semana pasada, a más tardar. Pues bien, no nos creyó, así que pospuso una reunión social importante hasta esta semana para que el escritorio estuviera allí. Yo dejé de recordarle los problemas y le dije que averiguaría qué estaba sucediendo. -Jerry no estaba nada contento.
- ¿Qué averiguaste?
- Nada. Ayer por la noche fui a la tienda y no pude encontrar el escritorio. Traté de llamarte a tu casa, pero creo que te faltaron vacaciones.
- A ver, un momento, ir a casa de mis suegros a intercambiar las fotografías de la playa que tomamos ellos y nosotros no es exactamente prolongar mis vacaciones. ¿Cómo diablos pudimos perder el escritorio de un abogado? – Billy estaba molesto.
- No sé y tampoco lo saben los dos empleados con quienes hablé en la tienda. Dijeron que ayer todavía estaba allí. Vamos, ¿qué está pasando? – le pregunté a Jerry.
- Vaya, ahora lo recuerdo. Hubo una demora debido al cambio de último momento en el hardware que quiere el cliente. Recuerda, averiguamos que el vendedor no lo podía enviar hasta la semana pasada y necesitábamos tiempo para asegurarnos de que el acabado estuviera bien. Cuando pasamos el sistema MRP para verificar los programas, me enteré de que el escritorio no se enviaría sino hasta finales de la semana pasada, pero no fue así. Debió salir ayer, ya tarde. Voy a investigar y te aviso.
De regreso en su oficina, Billy buscó el registro del escritorio y se enteró de que el pedido estaba cerrado. Buscó en el archivo del historial y averiguó que, de hecho, el escritorio se había enviado el día anterior, ya tarde y estaba cancelado en los libros de producción. Para él era un misterio porqué el personal de ventas no sabía que ya se había enviado. Llamó a la compañía de transportes y les preguntó dónde estaba el embarque. Esperaba que le dijeran que lo averiguarían y le llamarían después, pero le sorprendió mucho cuando de inmediato le informaron que habían recogido el embarque el día anterior, ya tarde, que el camión había salido a Raleigh, en donde lo esperaba otro embarque con destino a Atlanta y que en ese momento el camión se encontraba en la carretera de circunvalación en las afueras de Atlanta. El empleado se disculpó y dijo que tal vez no harían la entrega antes del mediodía. Debían entregar primero el otro embarque. Por último, el empleado anotó el número de teléfono de Billy y le dijo que lo llamaría si había alguna demora para entregarle el embarque al cliente para mediodía.
- ¿Por qué nosotros no podemos hacer eso? -se preguntó Billy.
Llamó a Jerry y le pidió que llamara al abogado y le informara que podía seguir adelante con su fiesta. Después le preguntó por qué el embarque nunca se capturó en el sistema de ventas. La respuesta de Jerry fue:
- Según parece, no lo registraron el día de ayer. Probablemente todavía está en el escritorio de alguien. Lo averiguaré, pero lo que en realidad me preocupa más es no haberme enterado de la demora hace dos semanas, cuando tú lo hiciste.
- Me pregunto si es un problema que proviene de una falta de integración -murmuró Billy mientras empezaba a enterarse de cuántos pronósticos más tenía la compañía para el siguiente mes.
Nota del autor: "La historia del escritorio perdido describe una situación en una compañía donde no está integrada la información. El sistema de planeación de recursos de una empresa (ERP), cuando se implementa en la forma correcta, conecta a todas las áreas del negocio. Manufactura se entera de los nuevos pedidos tan pronto se registran en el sistema. Ventas conoce la situación exacta del pedido de un cliente. Compras sabe al minuto lo que necesita manufactura y el sistema contable se actualiza a medida que ocurren todas las operaciones pertinentes. Los beneficios potenciales son considerables. Tan sólo los ahorros en el envío redundante de la información le pueden ahorrar a una compañía millones de dólares al año. Sin embargo, el valor real se encuentra en las nuevas formas en que una compañía puede hacer negocios. Simplemente se pueden eliminar muchos trabajos redundantes. El tiempo requerido para desempeñar los trabajos restantes se puede reducir considerablemente debido a a la rápida disponibilidad de la información. Con un sistema ERP bien diseñado, son posibles nuevas formas de dirigir el negocio. Por supuesto, eso no se logra sin un costo. Los sistemas ERP son complejos y pueden requerir cambios importantes en los procesos."
(*) Chase, Jacobs y Aquilano (2009) Administración de Operaciones. Producción y Cadena de Suministros. Duodécima edición. McGraw -Hill/Interamericana Editores S.A, de C.V. México p.p 455
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